Phông chữ bị lỗi trong PDF xuất ra? Cách khắc phục việc nhúng phông
Tại sao tệp PDF của bạn bỗng nhiên trông như một tài liệu khác
Bạn dành cả tiếng đồng hồ để hoàn thiện một báo cáo trong Google Docs hoặc một bài thuyết trình trong PowerPoint, xuất nó sang PDF, và sau đó mở tệp trên máy của đồng nghiệp. Bỗng nhiên, các tiêu đề Montserrat mà bạn đã cẩn thận chọn lại biến thành Times New Roman. Hoặc tệ hơn nữa, một phông chữ dự phòng xấu xí nào đó đã phá hỏng hoàn toàn bố cục của bạn. Các cột bị lệch. Ngắt dòng sai vị trí. Nó trông lộn xộn, chắp vá như một bức thư tống tiền. Điều gì đã xảy ra? Các tệp PDF có thể chỉ tham chiếu đến một phông chữ bằng tên — với hy vọng máy tính của người đọc đã cài đặt phông đó — hoặc chúng có thể nhúng dữ liệu phông chữ thực tế ngay bên trong tệp. Khi một phông chữ chỉ được tham chiếu mà không được nhúng, trình xem PDF sẽ thay thế bằng bất cứ phông nào mà nó cho là phù hợp nhất. Trong khi công cụ thay thế của Adobe Acrobat (Multiple Master) hoạt động khá ổn, thì các trình xem PDF khác lại rất tệ. Preview trên macOS, trình xem tích hợp của Chrome và nhiều trình đọc trên di động ít linh hoạt hơn nhiều. Chúng chỉ lấy đại một phông chữ hệ thống gần nhất và coi như xong. Vấn đề này phổ biến nhất với các phông chữ tùy chỉnh hoặc thương mại. Nếu đó không phải là Arial, Times New Roman, hay Helvetica — một trong số ít các phông chữ 'an toàn cho PDF' được tích hợp sẵn trong hệ điều hành từ hàng thập kỷ nay — thì nó có nguy cơ gặp lỗi. Bất cứ ai đã từng sử dụng một Google Font sắc nét, một phông chữ mua từ MyFonts, hoặc một phông chữ thương hiệu cụ thể đều hiểu rõ nỗi đau này. Rất có thể nó sẽ không được nhúng vào tệp PDF bạn xuất ra. Giải pháp có tồn tại, nhưng bạn phải biết tìm ở đâu trong phần mềm của mình — và hiểu CocoConvert có thể làm gì và không thể làm gì để giúp bạn.
Cách kiểm tra xem phông chữ có thực sự được nhúng hay không
Đầu tiên, hãy xác nhận rằng việc thiếu nhúng phông chữ có phải là nguyên nhân thực sự hay không. Đừng chỉ thay đổi cài đặt một cách mù quáng. Mở tệp PDF của bạn trong Adobe Acrobat Reader miễn phí và điều hướng đến File → Properties → Fonts. Tab này liệt kê mọi phông chữ trong tài liệu. Bạn đang tìm kiếm trạng thái bên cạnh mỗi tên phông chữ. Nếu nó ghi 'Embedded' hoặc 'Embedded Subset,' thì bạn yên tâm. Nếu bạn thấy một phông chữ được liệt kê mà không có trạng thái nhúng, hoặc tệ hơn, từ 'Substituted,' thì đó chính là vấn đề của bạn. Phông chữ đó thực sự không có trong tệp và sẽ bị lỗi trên bất kỳ máy nào không cài đặt nó. Không có Acrobat? Không sao. Bạn có thể sử dụng một công cụ trực tuyến miễn phí như PDFCandy. Đối với một cách tiếp cận thực sự 'low-tech' (công nghệ thấp), bạn thậm chí có thể mở PDF trong một trình soạn thảo văn bản và tìm kiếm chuỗi `/FontDescriptor`. Mỗi phông chữ được nhúng sẽ có một trong các khối này. Đây là một phương pháp thô sơ, nhưng nó hữu ích khi cần thiết. Cách kiểm tra đơn giản nhất thường là tốt nhất: mở tệp PDF trên một thiết bị khác. Hãy sử dụng một thiết bị chắc chắn không cài đặt phông chữ tùy chỉnh của bạn — một điện thoại Android, laptop của đồng nghiệp, một máy ảo mới tinh. Nếu văn bản trông khác ở đó, phông chữ không được nhúng. Cuối cùng, hãy nhìn vào kích thước tệp. Một tệp PDF có nhúng phông chữ luôn lớn hơn một tệp không nhúng. Nếu bạn xuất một tài liệu 20 trang với bốn phông chữ tùy chỉnh mà tệp PDF kết quả chỉ nhẹ bẫng 180 KB, đó là một dấu hiệu cảnh báo lớn. Các phông chữ đã không được nhúng vào. Một phiên bản được nhúng đúng cách của tài liệu đó phải có kích thước gần 600 KB hoặc thậm chí 1.5 MB, tùy thuộc vào các glyphs được bao gồm. Dữ liệu phông chữ có trọng lượng, và trong trường hợp này, trọng lượng đó là một dấu hiệu rất tốt.
Khắc phục việc nhúng phông tại nguồn: Word, Google Docs và InDesign
Nơi tốt nhất để sửa lỗi nhúng phông chữ là ngay tại nguồn, bên trong ứng dụng mà bạn đã tạo tài liệu. Làm đúng ngay từ đây, bạn sẽ không phải sửa chữa sau này. **Microsoft Word (Windows):** Điều hướng đến File → Options → Save. Ở cuối hộp thoại đó, bạn sẽ tìm thấy ô chọn thần kỳ: 'Embed fonts in the file.' Bạn cũng sẽ thấy hai tùy chọn phụ. 'Embed only the characters used in the document' là một cách thông minh để giảm kích thước tệp bằng cách chỉ bao gồm các glyphs bạn thực sự đã sử dụng. 'Do not embed common system fonts' giúp tiết kiệm thêm dung lượng bằng cách bỏ qua các phông chữ như Arial vốn đã có trên hầu hết các máy tính. Tôi khuyên bạn nên chọn cả hai tùy chọn này trong hầu hết mọi trường hợp. Một khi phông chữ được nhúng vào tệp .docx, việc xuất thông qua File → Export → Create PDF/XPS sẽ mang dữ liệu phông chữ quý giá đó theo. **Microsoft Word (Mac):** Thật khó chịu, phiên bản Word trên Mac lại thiếu ô chọn nhúng phông chữ trong hộp thoại Save. Đây là một hạn chế đã tồn tại từ lâu. Giải pháp thay thế tốt nhất của bạn là sử dụng hộp thoại in của hệ thống (File → Print → PDF) hoặc cài đặt trình điều khiển máy in PDF chuyên dụng như PDF995. Một lựa chọn khác, cồng kềnh hơn, là mở tệp trong Word cho Windows, nhúng phông chữ ở đó, lưu tệp .docx, sau đó chuyển lại sang máy Mac của bạn để xuất. **Google Docs:** Bạn không có quyền kiểm soát trực tiếp việc nhúng phông chữ trong Google Docs. Khi bạn sử dụng File → Download → PDF Document, các máy chủ của Google sẽ thực hiện việc render. Chúng rất tốt trong việc nhúng các phông chữ từ thư viện Google Fonts. Nhưng nếu bạn đã sử dụng một tiện ích mở rộng trình duyệt như 'Font Changer' để dùng phông chữ của riêng mình, thì quên đi. Những phông đó sẽ không được nhúng vì quy trình xuất của Google không thể nhìn thấy chúng. Quy tắc rất đơn giản: nếu bạn định xuất một tài liệu Google Doc sang PDF, hãy chỉ sử dụng các Google Fonts gốc. **Adobe InDesign:** InDesign được tạo ra cho việc này. Vào File → Export → Adobe PDF. Trong hộp thoại xuất, nhấp vào bảng 'Output'. Chọn một tiêu chuẩn PDF/X như PDF/X-1a hoặc PDF/X-4. Những tiêu chuẩn này cực kỳ chắc chắn cho công việc in ấn. Điều tuyệt vời về InDesign là nó nhúng tất cả các phông chữ theo mặc định khi sử dụng các tiêu chuẩn này. Không có một ô chọn 'embed fonts' riêng lẻ nào vì công cụ này giả định rằng bạn muốn mọi thứ được thực hiện đúng. Nó sẽ chỉ thất bại (và cảnh báo bạn) nếu giấy phép của phông chữ đó rõ ràng cấm nhúng.
CocoConvert làm gì trong quá trình chuyển đổi
Khi bạn tải lên một tệp như .docx hoặc .pptx lên CocoConvert để chuyển đổi sang PDF, dịch vụ của chúng tôi không chỉ thay đổi phần mở rộng tệp. Nó render tài liệu từ đầu trên các máy chủ của chúng tôi và sau đó tạo ra một tệp PDF mới. Quá trình này có nghĩa là chất lượng cuối cùng phụ thuộc hoàn toàn vào việc các phông chữ nào có sẵn trên các máy chủ đó. Vậy, chúng tôi có những phông chữ nào? Chúng tôi đã cài đặt toàn bộ thư viện Google Fonts, tất cả các phông chữ chuẩn của Microsoft Office (Arial, Calibri, Cambria, Times New Roman, và các phông khác), cùng với một lựa chọn phong phú các phông chữ mã nguồn mở phổ biến. Nếu tài liệu của bạn sử dụng bất kỳ phông chữ nào trong số này, chúng sẽ được nhúng hoàn hảo vào tệp PDF đầu ra. Bây giờ, hãy nói về thực tế. Nếu tài liệu của bạn sử dụng một phông chữ thương mại mà bạn đã mua và cài đặt cục bộ — hãy nghĩ đến Proxima Nova, Brandon Grotesque, hoặc một phông chữ thương hiệu tùy chỉnh — các máy chủ của chúng tôi không có nó. Chúng tôi không thể có. Về mặt pháp lý, không có dịch vụ chuyển đổi đám mây nào có thể cài đặt mọi phông chữ thương mại hiện có; đó sẽ là một vi phạm lớn đối với giấy phép phông chữ. Máy chủ của chúng tôi sẽ buộc phải thay thế bằng một phông chữ dự phòng, và tệp PDF của bạn sẽ trông sai. Có hai giải pháp thay thế vững chắc cho vấn đề này. Lựa chọn tốt nhất là nhúng phông chữ vào tệp nguồn trước khi bạn tải lên (giống như sử dụng tính năng nhúng của Word mà chúng ta vừa đề cập). Lựa chọn khác là chuyển đổi văn bản của bạn thành outlines trong một chương trình như Illustrator hoặc Affinity Publisher trước khi chuyển đổi. Điều này biến văn bản thành các hình dạng vector, khóa chặt giao diện mãi mãi. Sự đánh đổi lớn là văn bản không còn là văn bản nữa; nó chỉ là các hình dạng. Nó không thể tìm kiếm được và không thể sao chép-dán, điều này có thể là một vấn đề lớn đối với khả năng tiếp cận và sử dụng. Đối với hầu hết các tài liệu kinh doanh tiêu chuẩn chỉ sử dụng phông chữ hệ thống hoặc Google fonts, CocoConvert sẽ xử lý việc nhúng cho bạn, không yêu cầu thêm bước nào.
Câu hỏi về Subset so với Nhúng toàn bộ (Full Embed)
Khi một tệp PDF nhúng phông chữ, nó có thể nhúng toàn bộ tệp phông chữ hoặc chỉ một 'tập con' (subset) của các ký tự thực sự xuất hiện trong tài liệu. Hãy để tôi nói rõ: việc subsetting là lựa chọn đúng trong 99% trường hợp, và đó là điều CocoConvert thực hiện theo mặc định. Sự khác biệt về kích thước tệp là rất lớn. Ví dụ, một bản sao hoàn chỉnh của một phông chữ như Noto Sans, với khả năng hỗ trợ hàng chục bộ ký tự, có thể lên tới 500 KB hoặc hơn cho mỗi độ đậm. Nếu tài liệu của bạn chỉ sử dụng bảng chữ cái tiếng Anh và một số dấu câu, bạn có thể chỉ sử dụng 200 trong số hơn 2.000 glyphs có sẵn của phông chữ. Việc subsetting sẽ nhúng một cách thông minh chỉ 200 glyphs đó, thêm chỉ 40–60 KB vào tệp PDF của bạn thay vì một con số khổng lồ 500 KB. Vậy khi nào bạn muốn nhúng toàn bộ phông chữ? Kịch bản phổ biến duy nhất là nếu tệp PDF cần được chỉnh sửa sau này, chẳng hạn như nếu một cửa hàng in phải thực hiện các chỉnh sửa văn bản vào phút chót. Với một phông chữ đã được subsetted, một trình chỉnh sửa không thể thêm văn bản sử dụng các ký tự không có trong tài liệu gốc, vì các glyphs đó đơn giản là không có trong tệp. Nếu bạn gửi một tệp cho một nhà in thương mại, bạn phải hỏi họ ưu tiên điều gì. Hầu hết các quy trình in hiện đại đều chấp nhận subsetting, nhưng đừng mặc định — hãy xác nhận. Nếu bạn đang gặp rắc rối với một tệp PDF bị lỗi từ người khác, bạn có thể sửa nó. Công cụ Preflight của Acrobat Pro (Tools → Print Production → Preflight → PDF Fixups → 'Embed missing fonts') có thể nhúng lại phông chữ. Nó sẽ quét tệp PDF và cố gắng nhúng các phông chữ cần thiết từ hệ thống cục bộ của bạn, vá lại tệp. Mặc dù CocoConvert không cung cấp dịch vụ sửa chữa cụ thể này, nhưng đối với các ca phẫu thuật PDF 'nặng đô', Acrobat Pro hoặc Enfocus PitStop là các công cụ tiêu chuẩn trong ngành.
Giấy phép phông chữ và các hạn chế nhúng
Chỉ vì bạn có một tệp phông chữ không có nghĩa là bạn có thể hợp pháp nhúng nó vào một tệp PDF. Một số phông chữ bị hạn chế về mặt kỹ thuật không cho phép nhúng, ngay cả khi bạn có giấy phép. Điều này được kiểm soát bởi một cờ (flag) bên trong tệp phông chữ, thường được gọi là 'fsType' hoặc 'Embedding' flag. Có bốn cấp độ chính: - **Có thể cài đặt (0):** Cấp độ cho phép nhất. Phông chữ có thể được nhúng và người nhận thậm chí có thể cài đặt nó. Hầu hết các phông chữ mã nguồn mở đều sử dụng cấp độ này. - **Có thể chỉnh sửa (8):** Phông chữ có thể được nhúng và tài liệu có thể được chỉnh sửa bằng phông chữ đó. - **In và Xem trước (4):** Phông chữ có thể được nhúng chỉ để xem và in. Tệp PDF không thể được chỉnh sửa theo cách thay đổi văn bản được đặt bằng phông chữ đó. - **Không nhúng (2):** Phông chữ không thể được nhúng hợp pháp. Chấm hết. Bạn có thể tự kiểm tra quyền nhúng của một phông chữ bằng một công cụ miễn phí như 'Font File Analyzer' hoặc bằng cách kiểm tra siêu dữ liệu của nó trong Typeface (trên macOS) hoặc Font Book. Nếu một phông chữ có cờ 'No Embedding', các công cụ chuyên nghiệp như Acrobat và InDesign sẽ đơn giản là từ chối nhúng nó và sẽ hiển thị cảnh báo. Điều này phổ biến nhất với các phông chữ thương mại cũ từ những năm 90 và đầu những năm 2000; may mắn thay, hầu hết các phông chữ hiện đại đều cho phép hơn. Nếu bạn gặp phải rào cản này, bạn có một vài lựa chọn. Bạn có thể liên hệ với nhà cung cấp phông chữ và xem liệu họ có bán phiên bản có giấy phép nhúng hay không. Bạn có thể chuyển đổi văn bản thành outlines, như chúng ta đã thảo luận trước đó. Hoặc, bạn có thể chuyển sang một phông chữ mã nguồn mở tương tự. Google Fonts và Font Squirrel là những kho báu chứa các phông chữ có giấy phép cho phép nhúng PDF một cách rõ ràng. Khi tính nhất quán thương hiệu là điều không thể thỏa hiệp, một nhà thiết kế giỏi thường có thể tìm thấy một Google Font đủ tương đồng với một phông chữ thương mại bị hạn chế cho các tài liệu kinh doanh hàng ngày.
Danh sách kiểm tra thực tế trước khi bạn xuất tệp
Một danh sách kiểm tra nhanh trước khi bạn xuất tệp có thể giúp bạn tránh khỏi những tình huống lúng túng và bối rối, đặc biệt nếu tệp PDF được gửi đến khách hàng, nhà in hoặc cơ quan quản lý, những người không có thời gian cho các phông chữ bị lỗi. **1. Kiểm tra các phông chữ của bạn.** Biết chính xác bạn đang sử dụng gì. Trong Word, sử dụng tùy chọn 'More' của hộp thoại Find & Replace để tìm kiếm theo phông chữ. InDesign giúp việc này dễ dàng với Type → Find Font. Trong Google Docs, bạn phải tự mày mò — không có công cụ tích hợp sẵn, vì vậy bạn phải quét thủ công hoặc tìm một script. **2. Biết nguồn gốc của chúng.** Mỗi phông chữ đến từ đâu? Nó có phải là một phông chữ hệ thống tiêu chuẩn không? Một Google Font? Hay một phông chữ thương mại đã mua? Danh mục cuối cùng đó là thứ đòi hỏi bạn phải đặc biệt chú ý. **3. Nhúng tại nguồn.** Sử dụng các cài đặt chúng ta đã đề cập trước đó để bật tính năng nhúng phông chữ trong công cụ tạo của bạn *trước khi* bạn xuất tệp. **4. Chuẩn bị cho CocoConvert.** Nếu bạn đang tải lên dịch vụ của chúng tôi, hãy kiểm tra kỹ rằng mọi phông chữ đều là phông chữ hệ thống, Google Font, hoặc đã được nhúng vào tệp nguồn của bạn. Nếu bạn đang sử dụng các phông chữ thương mại chưa được nhúng, hai lựa chọn của bạn là nhúng chúng vào Word trước, hoặc chuyển đổi văn bản đó thành outlines trong một ứng dụng vector như Illustrator. **5. Xác minh đầu ra.** Đừng chỉ cho rằng nó đã hoạt động. Sau khi xuất, mở tệp PDF trong Acrobat Reader, vào Font Properties, và xác nhận mọi phông chữ đều hiển thị 'Embedded' hoặc 'Embedded Subset.' **6. Thực hiện kiểm tra trên 'thiết bị khác'.** Đây là khoảnh khắc của sự thật. Mở tệp PDF trên điện thoại của bạn hoặc một máy tính nơi các phông chữ tùy chỉnh của bạn chắc chắn không được cài đặt. Những gì bạn thấy ở đó chính là những gì người nhận của bạn sẽ thấy. Các vấn đề về nhúng phông chữ hoàn toàn có thể giải quyết được, nhưng chỉ khi bạn phát hiện ra chúng trước khi tệp được phát tán rộng rãi. Một khi tệp PDF đã được phân phối mà không có phông chữ phù hợp, bạn không thể sửa nó trên máy tính của mọi người. Bạn phải sửa nguồn và gửi lại từ đầu. Hãy biến việc xác minh này thành thói quen, và bạn sẽ không bao giờ phải xin lỗi vì một tệp PDF bị lỗi nữa.